Die allgemeinen Grundsätze der Aufbewahrungspflicht sind den meisten Unternehmer:innen bekannt. Gemäß §132 BAO sind Belege, Aufzeichnungen und sonstige relevanten Unterlagen für 7 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres. Jetzt in 2023 sind also die Unterlagen für das Jahr 2015 „weg-werf-gefährdet“.
Änderung der Aufbewahrungsdauer
Achtung: bevor ihr die Unterlagen ordnungsgemäß entsorgt, sollte ihr prüfen, ob rechtlich nicht eine besondere Frist vorgesehen ist oder sich die Aufbewahrungsdauer verlängert hat. Dieses sog lex specialis ist bindend und „kippt“ die 7 Jahre. Folgende Sonderfristen könnten wir Euch relevant sein:
Sind die Unterlagen in einem anhängigen Abgabenverfahren (also in einer laufenden Prüfung) relvant, verlängert sich die Frist entsprechend.
Belege im Zusammenhang mit Grundstücken sind laut Gesetz 22 Jahre aufzubewahren. Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf (Vertrag, Grunderwerbssteuer, Notar- und Anwaltkosten) und entsprechende Belege für Investitionen empfehle ich unbeschränkt aufzubewahren.
Covid-19 wird uns auch in diesem Zusammenhang noch länger beschäftigen. Die Förderungen für Investitionsprämie, Kurzarbeit, Veranaltungs-Schutzschirm und Härtefallfonds Phase 1 sind 10 Jahre aufzubewahren; die anderen Förderungen grundsätzlich nur 7 Jahre. Aber: Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die Frist bei manchen Covid-Förderungen erst mit dem Ende des Jahres der Auszahlung beginnt!
Aufzeichnungen über EU-OSS, IOSS, Nicht EU-OSS Umsätze müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Folgen bei Verletzung
Im Rahmen von Betriebsprüfungen müssen die Unterlagen vorgelegt werden. Geschieht dies nicht, so können die „Grundlagen der Abgabenerhebung“ nicht ermittelt werden. In letzter Konsequenz kann damit eine Schätzung eingeleitet werden.
Im Rahmen des Veranlagungsverfahrens kann die Abgabenbehörde die Empfängerbenennung verlangen. Dies geschieht in der Regel durch Vorlage des Ausgabenbeleges. Kann dies nicht erfolgen, hat die Behörde das Recht die Aufwendungen als nicht absetzbar zu behandeln.
Die fehlende Aufbewahrung stellt außerdem eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Bei Vorsatz kann eine Geldstrafe von bis zu 5.000,- Euro verhängt werden.
Praxistipp
Es empfiehlt sich daher genau zu prüfen, welche Aufbewahrungsfrist anzuwenden ist. Beschriften Sie ihren Belegordner / ihre Belegaufbewahrungsbox am besten gleich mit dem richtigen „Wegwerf-Datum“. Dann kann eine irrtümliche vorzeitige Entsorgung vermieden werden.