„Organisation, nein danke!“ ist ein Satz, den ich von ca. 90% meiner Kunden und Kundinnen am Anfang meiner Beratungsarbeit höre. Die immer wiederkehrenden Gegenargumente sind: „Organisation kostet Zeit und Geld und bringt keine neuen Kunden“. „Falsch!“ entgegne ich in diesem Fall stets, „gute Organisation ist ein Qualitätsmerkmal und sichert das Überleben!“ Wieso ich fest der Überzeugung bin, dass Organisation in einem Unternehmen unerlässlich ist, werde ich Euch auf den folgenden Zeilen erklären.
#1 Organisation spart Zeit
Erfahrungsgemäß verbringen die meisten Unternehmer/innen ihre Arbeitszeit mit sogenannten unproduktiven Stunden. Anders ausgedrückt: mit Arbeiten, die sie dem Klienten nicht weiterverrechnen können. Dazu zählen größtenteils administrative Tätigkeiten wie Ablage oder die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen. Umso besser ihr organisiert seid, desto mehr Zeit verbleibt Euch für die Durchführung der verrechenbaren (sog. produktiven) Stunden.
Mein Tipp: Optimiert Eure Arbeitsabläufe, in dem ihr die Arbeiten zusammenfasst und in einem Schwung erledigt. Verwendet auch Programme, die Euch bei den einzelnen Arbeitsschritten unterstützen. Die Rechnungssoftware Kingbill enthält beispielsweise eine Stammkunden- und Artikeldatenbank, die auf Knopfdruck in die neue Rechnung integriert werden kann.
#2 Organisation verschafft Überblick
Schreibt alle Tätigkeiten auf, die Ihr erledigen müsst und sortiert sie nach Prioritäten. So stellt Ihr sicher, dass Ihr keine wichtigen Aufgaben vergessen könnt. Eure Kunden und Lieferanten werden es Euch danken und Euch überdies als verlässlichen Geschäftspartner wahrnehmen. Ist Euer Geschäftsumfeld mit Euch zufrieden, werden sie Euch gerne weiterempfehlen und damit neue Aufträge vermitteln.
Mein Tipp: Verschafft Euch Überblick durch ein für Euch passendes Tool. Manche mögen klassische To-Do-Listen mit Prioritätensetzung (Einteilung in A-B-C-Aufgaben). Andere wollen vielleicht lieber bunte Post-Its verwenden, die auf einer Übersichtstafel je nach Dringlichkeit oder Wichtigkeit aufgeklebt werden.
#3 Organisation bringt Geld
Schon einmal vergessen Rechnungen zu schreiben? Wenn nicht, wie viel Zeit liegt zwischen Eurer Leistungserbringung oder Lieferung und der tatsächlichen Abrechnung? Bei den meisten Unternehmer/innen ist hier noch Optimierungspotential. Seid Euch bewusst: wenn Ihr keine Rechnungen verschickt, kann auch kein Geld in Euer Unternehmen fließen. Die schnellere Abrechnung hat auch einen emotionalen Vorteil. Kunden die mit Eurer Lieferung oder Leistung gerade zufriedengestellt wurden, haben das unmittelbare Bedürfnis auch Euch etwas Gutes zu tun. Die Rechnungen werden in der Regel wesentlich schneller bezahlt, wenn Ihr diesen emotionalen Effekt nutzt.
Das gleiche gilt bitte auch für Mahnungen! Geschäftspartner, die in der finanziellen Krise sind, zahlen in der Regel nicht vor der dritten Mahnung. Ein fehlendes Mahnwesen kann daher dazu führen, dass ihr gegenüber den „mahnenden Mitgläubigern“ im Nachteil seid.
Mein Tipp: Wählt Euch einen Tag in der Woche für das Schreiben von Rechnungen und Erstellen von Mahnungen. Haltet diesen Termin unter allen Umständen ein. Blockiert Euch notfalls auch ein bis zwei Stunden im Kalender, damit Ihr den Zeitraum keinesfalls anders verplant.
#4 Organisation hilft bei der Ergebnisoptimierung
Auch die buchhalterischen Zahlen solltet Ihr organisatorisch im Griff haben. Wer seine Ergebniszahlen nicht kennt, kann auch in Krisenzeiten nicht optimal reagieren.
Mein Tipp: prüft Eure Einnahmen-Ausgaben-Rechnung monatlich auf ungewöhnliche Schwankungen. Gibt es Einsparungspotential bei den Aufwendungen? Wie hat sich der Umsatz im Verhältnis zum Vormonat entwickelt und wieso gibt es Abweichungen? Und vor allem: stellt fest, ob ihr Gewinn oder Verlust erwirtschaftet habt!
Ich hoffe, dass ich Euch mit diesen 4 Tipps Lust auf das Organisieren Eures Unternehmens gemacht habe! Viel Spaß dabei!
(abgedruckt im Magazin 3/2014 der Jungen Wirtschaft Wien)